Tietosuojaseloste

Tämä on tietosuojalain (1050/2018) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja.

1. Rekisterinpitäjä

Huiput LKV Oy (Y-tunnus 3295850-4)
Pyrästie 8 A 4, 90650 Oulu
info@huiputlkv.fi · 043 848 6827
huiputlkv.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Matti Jakonen, info@huiputlkv.fi

2. Rekisterin nimi

Huiput LKV Oy:n asiakasrekisteri ("Asiakasrekisteri").

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

a) Sopimus- ja asiakassuhde

Käsittelemme henkilötietoja seuraavien suhteiden hoitamiseksi:

toimeksiantosuhde toimeksiantajan (esim. myyjä tai vuokranantaja) kanssa
toimeksiannon vastapuolen (esim. ostaja tai vuokralainen) kanssa syntyvä suhde
arvio- ja muiden asiantuntijapalveluiden sopimussuhde
yhteydenottopyyntöihin vastaaminen ja tarjousten laatiminen
asiakkaan suostumukseen perustuva markkinointiviestintä

Voimme kerätä tietoja myös asuntoesittelyihin osallistuvilta henkilöiltä väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseksi sekä mahdollisen asiakassuhteen aloittamiseksi.

b) Kiinteistönvälitystä koskeva lainsäädäntö

Laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000) sekä laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000) velvoittavat meitä tallentamaan ja säilyttämään toimeksiantoihin liittyviä tietoja toimeksiantopäiväkirjaan.

c) Rahanpesun estäminen

Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) perusteella keräämme ja säilytämme asiakkaan tuntemistietoja. Näitä tietoja ei käytetä muuhun, lain tarkoituksen kanssa yhteensopimattomaan tarkoitukseen.

d) Suostumus ja oikeutettu etu

Muilta osin tietoja käsitellään asiakkaan suostumuksen tai rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella (esim. asiakassuhteen hoitaminen ja palveluiden kehittäminen). Suostumuksen voi perua milloin tahansa.

Seuraukset tietojen antamatta jättämisestä

Mikäli emme saa lain edellyttämiä tietoja, emme voi aloittaa tai jatkaa asiakassuhdetta tai osallistua oikeustoimeen asiakkaan kanssa.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

perustiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti, kieli
henkilötunnus ja tarvittaessa yritystunnus luotettavaa tunnistamista varten
toimeksiantoon ja kauppaan liittyvät tiedot: kohdetiedot, tarjoukset, kauppa- tai vuokrasopimukset, välityspalkkio
laskutus- ja perintätiedot
suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
asiakkaan itse antamat tiedot, kuten viestit ja kiinnostuksen kohteet
reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot
vuokralaisen luotto- ja taloustiedot vuokranmaksukyvyn arvioimiseksi
rahanpesulain edellyttämät tuntemistiedot, kuten henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan tiedot, tosiasialliset edunsaajat ja varojen alkuperä

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan pääasiassa asiakkaalta itseltään esimerkiksi verkkosivujen yhteydenottolomakkeella, puhelimitse, sähköpostitse tai tapaamisissa. Tietoja voidaan tarkistaa ja päivittää viranomaisrekistereistä (esim. maanmittauslaitos, väestötietojärjestelmä, kaupparekisteri), isännöitsijältä sekä luottotietorekisteristä lain sallimissa rajoissa.

6. Tietojen luovutukset ja käsittelijät

Tietoja luovutetaan vain lain sallimissa ja velvoittamissa rajoissa, esimerkiksi viranomaisille sekä kaupan osapuolille toimeksiannon toteuttamiseksi. Käytämme tietojen käsittelyssä luotettavia palveluntarjoajia, kuten välitysjärjestelmä KIVI (Alma Media), sähköposti- ja verkkosivupalvelut sekä taloushallinnon palvelut. Käsittelijät käsittelevät tietoja vain lukuumme.

Tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle vain, jos siirrolle on tietosuoja-asetuksen mukainen peruste, kuten Euroopan komission vakiosopimuslausekkeet.

7. Tietojen säilytysaika

Toimeksiantopäiväkirjan tiedot säilytetään kiinteistönvälityslainsäädännön edellyttämän ajan ja rahanpesulain mukaiset tiedot viisi vuotta asiakassuhteen päättymisestä. Kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain mukaisesti. Yhteydenottolomakkeen tiedot säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen yhteydenottoon vastaamiseksi ja mahdollisen asiakassuhteen hoitamiseksi. Tarpeettomat tiedot poistetaan säännöllisesti.

8. Rekisterin suojaus

Sähköisesti käsiteltävät tiedot on suojattu käyttäjätunnuksin, salasanoin ja salatuin yhteyksin. Tietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työssään ja joita sitoo vaitiolovelvollisuus. Paperiset asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa.

9. Evästeet

Verkkosivustomme voi käyttää evästeitä sivuston toiminnan varmistamiseen ja kävijämäärien tilastointiin. Voit estää evästeet selaimesi asetuksista.

10. Rekisteröidyn oikeudet

oikeus saada pääsy omiin tietoihin
oikeus tietojen oikaisemiseen
oikeus tietojen poistamiseen, ellei lainsäädäntö edellytä niiden säilyttämistä
oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen
oikeus kieltää suoramarkkinointi
oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
oikeus peruuttaa antamansa suostumus

Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti osoitteeseen info@huiputlkv.fi. Vastaamme pyyntöihin viimeistään kuukauden kuluessa.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi), jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä.

11. Selosteen muutokset

Pidätämme oikeuden päivittää tätä selostetta. Seloste on päivitetty viimeksi 10.10.2026.